ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES EN MICROSOFT PROJECT 2016

Para cada actividad del Proyecto, estimar los recursos de las actividades del Cronograma implica determinar las personas, equipos y/o materiales necesarios para llevarla a cabo. Qué cantidad de cada recurso se utilizará y cuándo estarán disponibles dichos recursos. El proceso 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades se coordina estrechamente con el proceso  Estimar los Costes.

Previamentedebemos realizar una estimación de la necesidad de recursos y determinar la disponibilidad de los mismos. La duración de una actividad, normalmente, está condicionada al número de recursos disponibles para la realización de la misma, y el número mínimo de recursos necesarios para llevarla a cabo.

Este proceso, está directamente relacionado con el proceso Estimar el Coste de las Actividades, ya que la mayor parte de los costos del Proyecto quedan determinados por los recursos necesarios para llevarlo a cabo y el coste de los mismos.

Estimar los recursos PMBOK

Entradas

  • Plan de Gestión del Cronograma
  • Lista de Actividades con sus Atributos
  • Calendarios de recursos. La información sobre la disponibilidad potencial de recursos también se utiliza para estimar los recursos de las actividades. Además de cuándo pueden estar disponibles, esta información también incluye la consideración de otros aspectos, tales como las diversas habilidades, experiencia y capacidades requeridos para los recursos humanos. O por ejemplo, las ubicaciones geográficas de los que están disponibles.
  • Registro de Riesgos. Salida del proceso Identificar los Riesgos. Determinados eventos asociados al riesgo pueden influir en la selección y disponibilidad de los recursos. Las actualizaciones del registro de riesgos se cuentan entre las actualizaciones de los documentos del proyecto.
  • Factores ambientales. Se refiere a la disponibilidad y habilidades de los recursos de la empresa.
  • Activos de los procesos de la Organización. Políticas y procedimientos de recursos humanos, relacionados con el alquiler y/o adquisición de equipos e información histórica relevante.

Herramientas y Técnicas

  • Juicio de expertos. Expertos con experiencia en planificación y estimación de recursos.
  • Análisis de alternativas. Uso alternativo de recursos con diferentes niveles de capacidad o habilidades, diferentes tamaños y tipología de maquinaria y decisiones de compra, alquiler o fabricación de recursos.
  • Datos de estimación publicados. Índices de producción y costes unitarios de recursos publicados periódicamente por empresas.
  • Estimación ascendente. Consiste en descomponer con mayor detalle, el trabajo necesario para realizar una actividad que no puede estimarse razonablemente, y estimar la necesidad de recursos de la descomposición, sumando luego esta necesidad para obtener un total de recursos necesarios en la actividad.
  • Software de Gestión de Proyectos. Proporciona soporte para planificar, organizar y gestionar los recursos.

Salidas

  • Requisitos de recursos de la actividad. La salida principal del proceso es una identificación y descripción de los tipos y las cantidades de recursos necesarios para cada actividad del cronograma de un paquete de trabajo. Estas asignaciones pueden sumarse para determinar los recursos estimados para cada paquete de trabajo de la EDT/WBS, por lo que el nivel de detalle de las asignaciones y requisitos de los recursos puede variar según el área de aplicación. La documentación de los requisitos de recursos de cada actividad puede incluir las bases para la estimación económica de cada asignación. Los supuestos para determinar qué tipos de recursos se necesitan. Su disponibilidad y qué cantidad va a ser necesario utilizar. En el proceso de desarrollo del Cronograma se determina cuándo se necesitará el concurso y disposición de dichos recursos.
  • Estructura de desglose de recursos. RBS (Resource Breakdown Structure). Consiste en  una estructura jerárquica de recursos, identificados por categoría y tipo, sirve como base para determinar las necesidades de comunicación dentro del Proyecto.
  • Actualizaciones. Sobre todo, seguramente hay que actualizar la lista y atributos de las actividades y también los calendarios de recursos, la cantidad de cada recurso disponible en cada período temporal.
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4 Ventajas para utilizar Microsoft Project 2016

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Gestión del ciclo de vida del proyecto

Convertir rápidamente propuestas e ideas en proyectos operativos es una de las grandes ventajas de Ms Project, algo que hoy en día podemos hacer hasta desde la comodidad de nuestra tablet o smartphone con el Project Web Access.  Con Ms Project podemos tener una visión global del trabajo actual y planificado de toda la organización, y en cada fase del ciclo de vida de cada proyecto, para mejorar la toma de decisiones. Y mejores decisiones, siempre son mayores beneficios.

Gestionar lo simple y lo complejo

Con Microsoft Project podemos planificar y gestionar tanto pequeños como grandes proyectos, con un nivel de detalle, desde lo más resumido y general, hasta tanto detalle como precisemos. Así como tratar los proyectos de manera individual, como relacionarlos entre sí. Y siempre con la genial característica de poder modificarlo a nuestras necesidades en cualquier momento.

Mejorar constantemente los procesos

Utilizar Microsoft Project en la empresa, incentiva y ayuda a estandarizar cada vez más sus procesos con el objetivo de mejorar la efectividad operacional y hacer más sencilla la gestión de los proyectos. Un ejemplo de sencillez y utilidad son las plantillas para procesos repetibles de Project, que podemos emplear procesos que se repiten, y que nos van a permitir además de ahorrar tiempo en su disposición, perfeccionarlas en función de las mejores prácticas que introduzcamos. De esta manera, el conocimiento acumulativo que recoge Ms Project mejorará los flujos de trabajo automatizados para reducir costes, acortar plazos, e incrementar la calidad de los proyectos.

Impulsar la inteligencia de negocio

Gracias a Microsoft Project podemos visualizar el rendimiento de nuestros proyectos y recursos, detectar tendencias, gestionar riesgos más fácilmente, identificar problemas o áreas de mejora… Los servicios de informes de datos de Microsoft Project nos permiten además de visualizar, compartir fácilmente la información, así como el uso de la herramienta de creación de informes, nos van a permitir reportar interna y externamente de acuerdo a nuestros intereses y necesidades. En este campo, las posibilidades que el BI nos ofrece son inmensas, y se están logrando grandes beneficios con su uso.